Electronic Data Interchange (EDI)

Was ist Electronic Data Interchange (EDI)

Electronic Data Interchange, kurz EDI, ist eine moderne Form der Übertragung von wichtigen Dokumenten innerhalb oder außerhalb von Unternehmen. EDI ist das Standardformat, was Dokumente in Papierform ersetzt. 

Die Automatisierung dient der Zeitersparnis für Unternehmen und vermeidet kostspielige Fehler, die bei der manuellen Übermittlung von Dokumenten auftreten können. EDI-Transaktionen übertragen Informationen direkt zwischen der Computeranwendung des Senders und der Computeranwendung des Empfängers. 

Wie funktioniert Electronic Data Interchange 

EDI-Datentransaktionen funktionieren auf einer definierten EDI-Standardübermittlung. Hierbei muss zwischen zwei verschiedenen Übertragungssystemen unterschieden werden: 

• Die Direktverbindung: Bei einer Punkt- zu Punkt-Verbindung werden zwei Systeme dazu autorisiert, ohne eine Internetverbindung oder eine andere zentrale Vermittlerstelle eine Verbindung herzustellen. Die Übertragung erfolgt mit Hilfe von Sicherheitsprotokollen direkt von A nach B. 
• Das VAN-Netzwerk: Mit einem Value-added-Network findet der Austausch von Daten über das Netz einer dritten Stelle statt, die für die Verwaltung verantwortlich ist. Meist handelt es sich hierbei um ein Mailbox-Konzept. 

Durch EDI-Standards werden Reihenfolge und Position aller Informationen im vordefinierten Dokumentenformat bestimmt. Dank dieser digitalen Automatisierung ist es möglich, Daten innerhalb schneller Zeit auszutauschen. Im Fokus steht dabei die Effizienz, die sich gegenüber des manuellen Papieraustauschs enorm steigern lässt.

Wo kommt Electronic Data Interchange zum Einsatz?

EDI wird vor allem in Branchen genutzt, die gemeinsame Dokumententypen verwenden. Hierbei kann es sich um Lieferscheine, aber auch um Angebotsanfragen, Rechnungen oder Kreditanträge handeln. 



Meist findet der Datentransfer unter Handelspartnern statt, die ihre Dienstleistungen und Waren über B2B-Netzwerke miteinander austauschen und gemeinsame Lieferketten nutzen. Die schnelle und effiziente Datenübertragung mittels Electronic Data Interchange erleichtert die Kommunikation der Unternehmen untereinander und verringert die Fehleranfälligkeit. 

Welche Vor- und Nachteile hat Electronic Data Interchange? 

Auf dem B2B-Markt sind EDI-Transaktionen mittlerweile unverzichtbar geworden und sie etablieren sich mehr und mehr zum Maß aller Dinge beim Dokumentenaustausch und verschiedenen Transaktionen. Dadurch zeichnen sich einige Vorteile ab: 



• Zeit- und Geldersparnis: Electronic Data Interchange automatisiert Prozesse, die zuvor manuell über Papierdokumente abgewickelt wurden. Dadurch ergibt sich eine Zeit- und Geldersparnis für beide Seiten. 
• Weniger Fehler: Durch die Datenübertragung mittels EDI können Fehler reduziert werden, da eine starke Vereinheitlichung stattfindet. Auf diese Weise haben Empfänger und Sender die Sicherheit, dass Dokumente korrekt formatiert bei ihnen ankommen und abgesendet werden. 
• Bessere Produktivität: Innerhalb kürzester Zeit können größere Mengen an Geschäftsdokumenten mit höchster Genauigkeit gemeinsam verwendet, weitergegeben und verarbeitet werden. So erhöhen sich Arbeitseffizienz und Produktivität. 
• Mehr Systemkontrolle: Die EDI-Integration ermöglicht beiden Parteien eine bessere Kontrolle ihres Systems, denn elektronische Dokumente können direkt in die IT integriert werden. So lassen sich Datenerhebung und Analysepotenzial steigern. 
• Bessere Kundenzufriedenheit: Transaktionen können dank EDI schnell und zuverlässig durchgeführt werden, was eine effiziente Bereitstellung von Services und Produkten ermöglicht. Dadurch hat EDI einen positiven Einfluss auf die Kundenzufriedenheit. 

In nahezu jeder Branche, insbesondere aber im Handel wird Electronic Data Interchange die führende Rolle des Dokumentenaustauschs und der Informationsweitergabe übernehmen. Nachteile sind dabei kaum zu finden. Schwierigkeiten entstehen höchstens dadurch, dass sich einzelne Mitarbeitende schwer tun, neue Technologien zu akzeptieren und dass die Einführungsphase zunächst einige Neuerungen mit sich bringt. Langfristig hat EDI aber ein hohes Potenzial für alle Beteiligten.